干货!实操解读私募基金备案材料清单!

1私募基金备案材料清单对私募机构的影响

为增强办理基金备案透明度并提高备案效率,2020年3月20日中基协公布了私募投资基金备案申请材料清单,2020年4月1日以后成立的私募投资基金将按照私募投资基金备案申请材料清单提交产品备案申请。

(一)清单仅是具体产品备案项目汇总反馈的透明化,无新增要求

备案材料清单公布前,产品备案要求是管理人或律师根据资管平台系统更新内容、具体项目窗口反馈等实操经验总结而来。清单的公布解决了信息不对称的问题,有利于缩短合规展业的管理人的产品备案时间。

(二)清单发布衔接了新版备案须知,不是监管放松,而是趋严

协会将同步上线AMBERS系统前台校验,备案材料清单形式齐备的,将进入正式备案办理流程。如备案材料完备,且页签信息填报准确,予以备案通过。如材料不符合要求,将予退回。

(三)产品备案不会再反馈管理人本身合规性问题

去年产品备案中频繁出现如下类似问题在未来产品备案中应不会再出现。如反馈财务问题“说明贵机构2018年财报中其他应收款、其他应付款所涉资金用途”;反馈管理费问题“2018年度管理费、业绩报酬为何均为0”;反馈员工问题“请提供员工花名册,出具员工缴纳社保及工资流水证明”;反馈办公场所问题“请提供租房合同及相应流水证明”。

2私募基金备案材料清单实操解读

证券类材料清单共20项,其中第19项分为2个子项,第20项为空项。非证券类材料清单共21项,其中第19项分为6个子项,第21项为空项。

(一)证券类与非证券类材料清单的基本情况

1、证券类及非证券类材料清单重合度90%以上,因此两类清单下面放在一起介绍。每一项清单都主要分为名称、特殊适用情形说明、内容要求及签章要求。

2、材料要求是需要介绍的重点内容,因此全部复制清单内容,并重点讲实操问题。签章要求一般都是公章加骑缝章,除非实操中有需特别注意的点,不做赘述。

3、本律师按清单式样将介绍分为了必备清单与或有清单两大部分。必备清单并不是每一项目产品备案都要提供,是符合特殊适用情形时提供;或有清单则是协会可自由决定是否提供。

(二)必备材料清单

1、材料名称:备案承诺函

内容要求:1.下载使用最新模板。2.产品名称需完整准确填写。签章要求:1.落款处加盖管理人公章,法定代表人/执行事务合伙人(委派代表)及合规风控负责人签章,多页加盖骑缝章。2.落款处填写本承诺函签署日期。

实操问题:管理人法代或合规风控重大事项变更中可否备案新产品?

律师观点:可以备案新产品,承诺函由新法代及风控签署。

2、材料名称:计划说明书/招募说明书/推介材料

内容要求:1.招募说明书等募集推介材料应向投资者介绍的管理人基本情况、托管安排(如有)、基金费率、业绩报酬设定依据和计提方式、存续期、分级安排(如有)、主要投资领域、投资策略、投资方式等私募投资基金设立要素。2.募集推介材料还应向投资者详细揭示私募投资基金主要意向投资项目(如有)的主营业务、估值测算、基金投资款用途以及拟退出方式等信息。3.募集推介材料的内容应当与基金合同实质一致。

实操问题:是否可以只提供无推介材料说明函?

律师观点:可以,说明函中应同时承诺遵守募集办法。

3、材料名称:销售协议(基金存在委托募集时提供)

实操问题:多页是否必须按签章要求多页应加盖骑缝章?

律师观点:按清单要求需要如此

4、材料名称:私募基金合同/合伙协议/公司章程(原件及word版本)

内容要求:1.根据《私募投资基金合同指引1-3号》及《私募投资基金备案须知》(2019)签署基金合同。2.word版本的内容须与实际签署盖章版内容保持一致。3.基金合同/合伙协议/公司章程应当明确约定,在管理人客观上丧失继续管理私募投资基金的能力时,基金财产安全保障、维持基金运营或清算的应急处置预案和纠纷解决机制。4.基金合同/合伙协议/公司章程应当明确约定基金合同终止、解除及基金清算的安排。5.合伙型及公司型基金如无托管,应在合伙协议/公司章程中约定其他保障财产安全的制度措施和纠纷解决机制,并向投资者披露基本账户信息。6.如基金涉及关联交易,需在私募基金合同/合伙协议/公司章程中约定有效实施关联交易的风险控制机制。7.如基金投向房地产领域,应在基金合同/合伙协议/公司章程中约定遵守《证券期货经营机构私募资产管理计划备案管理规范第4号—私募资产管理计划投资房地产开发企业、项目》相关规定。

实操建议:4月1日后按内容要求更新基金合同

5、材料名称:托管协议(合伙型及公司型基金提供)

内容要求:1.托管协议应当按照《证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》等法律法规明确约定托管人的权利义务、职责。2.根据《私募投资基金备案须知》(2019),托管协议应明确约定托管人的权利义务、职责,包括但不限于以下义务、职责:(1)在管理人发生异常且无法履行管理职责时,托管人应当按照法律法规及合同约定履行托管职责,维护投资者权益;(2)托管人在监督管理人的投资运作过程中,发现管理人的投资或清算指令违反法律法规和自律规则以及合同约定的,应当拒绝执行,并向中国证券监督管理委员会(以下简称“中国证监会”)和协会报告。3.契约型基金相关托管内容应参照本条要求在基金合同中约定。

实操建议:4月1日后使用托管机构新版托管协议

6、材料名称:电子合同服务协议(电子合同签约适用)

7、材料名称:风险揭示书

内容要求:1.根据风险揭示书模板(见资产管理业务综合报送平台)签署风险揭示书。2.根据相关要求,风险揭示书应包含以下内容:(1)风险揭示书应充分揭示披露私募投资基金的资金流动性、基金架构、投资架构、底层标的、纠纷解决机制等各类投资风险。(2)风险揭示书应在“特殊风险揭示”部分详细、明确、充分揭示募集机构与管理人存在关联关系、关联交易、单一投资标的、通过特殊目的载体投向标的、契约型私募投资基金管理人股权代持等特殊风险或业务安排。

实操问题:一般哪些情况需要进行特殊风险揭示,比如业绩报酬提取比例过高是否需要进行特殊风险揭示?

律师观点:如果业绩报酬过高或基金合同有其他特殊约定,建议在风险揭示书中列明。

8、材料名称:产品架构图(适用于非证券类)

内容要求:上传风险揭示书中披露的产品架构图,内容需包含本基金投资者(向上穿透到顶)、管理人、GP(如有)、托管人(如有)与投资标的(向下穿透到底)及基金获取投资标的的交易对手方(如有)等要素,同时列明每一层的投资金额、投资方式(投资方式包括但不限于股权、债权与可转债投资)及投资比例等信息。

9、材料名称:实缴出资证明与基金成立日证明

内容要求:1.实缴出资证明:(1)本基金有托管的,需上传托管人开具的资金到账通知书。(2)本基金无托管的,需上传会计事务所开具的验资证明或投资者将投资款打入基金账户的银行回单等第三方出具的证明。其中,募集规模证明为银行回单的,收款账户名称应与基金名称一致,付款账户名称应与投资者信息一致,若不一致,请管理人出函说明原因。(3)基金备案通过前发生投资者基金份额转让的,应上传基金份额转让各方签署的份额转让协议。2.基金成立证明:(1)本基金为组织形式为契约型的,基金成立日证明应为托管人开具的资金到账通知书。(2)本基金为组织形式为合伙型或公司型的,基金成立日证明应以基金合同签署日期或投资者对本基金首轮实缴款到位时间为准。(3)Ambers系统产品备案模块中“基金成立日”字段应按基金成立日证明文件内容填报。

10、材料名称:私募投资基金投资者风险问卷调查

律师提示:管理人应具备投资者分类与基金产品风险匹配相关制度

11、材料名称:基金的工商公示信息截图

内容要求:合伙型或公司型基金设立或发生登记事项变更的,应当按照《合伙企业法》或《公司法》规定的程序和期限要求,向工商登记机关申请办理登记或变更登记。2.截至本基金备案申请最新提交日期,合伙型或公司型基金发生登记事项变更的,若已完成工商变更,应上传变更后的工商公示信息截图;若未完成工商变更,除上传工商公示信息截图外,还应上传包含变更信息的工商变更受理函。如确无工商变更受理函,应提交工商变更承诺函。3.工商公示信息截图需包括企业名称、统一社会信用代码、执行事务合伙人或法定代表人、合伙期限或营业期限、主要经营场所或住所、经营范围及全体合伙人或股东信息等相关信息,其中合伙人或股东信息应与投资者明细、合伙协议或公司章程信息保持一致。

实操建议:工商公示完成后再提交产品备案申请

12、材料名称:委托管理协议(适用于公司及有限合伙型基金)

实操问题:委托管理协议是否必须由基金、GP与管理人三方签章?

律师观点:曾实操过仅有限合伙与管理人二方签署;谨慎起见,后续可三方签署。

13、材料名称:募集结算资金专用账户监督协议或相关证明文件

内容要求:1.募集结算资金专用账户监督协议或相关证明文件的要求,请参照《私募投资基金募集行为管理办法》第十三条的相关内容。2.当募集机构与募集监督机构不是同一机构时,请上传募集结算资金专用账户监督协议;当募集机构与募集监督机构为同一机构时,请上传防火墙制度及防范利益冲突制度。3.当募集机构与不同监督机构签订监督协议时,请合并成一份文件上传。

实操问题:已经成立并运作的基金进行补备案是否必须提供监督协议?

协会意见:2016年7月15日前无需提供,2016年7月15日后需要提供。

14、材料名称:管理人员工证明文件(适用于员工跟投)

内容要求:1.管理人员工证明文件应为所有跟投员工和管理人签署的劳动合同及管理人注册地社保局出具的社保证明。2.如员工社保由第三方机构代缴,应上传员工劳动合同、社保缴纳记录和管理人与代缴方签署的人事委托合同,同时代缴方应为具有人力资源服务资质

实操问题:员工社保为第三方机构代缴需要提供哪些资料?

协会意见:员工劳动合同、社保记录、代缴协议、代缴机构服务资质。

15、材料名称:信托计划事前报备表或中国信托登记有限责任公司信托登记系统初始登记完成通知书(适用于证券类,管理人担任信托计划的投资顾问时提供)

16、材料名称:外包服务协议(盖章,基金有外包服务机构时提供)

17、材料名称:投资顾问协议(适用于证券类基金,有投资顾问时提供)

18、材料名称:跨境投资许可证明文件(基金涉及跨境投资时提供)

内容要求:跨境投资许可证明文件包括签署的QDII协议、商务部或外汇管理局签发的跨境投资许可、金融办的批复等文件。

19、材料名称:普通合伙人与管理人存在关联关系的证明文件(GP与管理人分离的合伙型基金提供)

内容要求:本基金管理人应与普通合伙人存在关联关系。关联关系指根据《企业会计准则第36号——关联方披露》一方控制、共同控制另一方或对另一方施加重大影响,以及两方或两方以上同受一方控制、共同控制或重大影响的,构成关联方,同时,如普通合伙人系由基金管理人高管团队及其他关键岗位人员出资情形,同样认定存在关联关系。

20、材料名称:政府类引导基金批文(政府引导基金提供)

内容要求:1.政府引导基金批文指财政部门或财政部门会同有关行业主管部门报本级政府批准的批文等公示证明文件。2.该批文需包含引导基金与管理人等相关信息。

实操问题:政府类引导基金批文是否必须加盖相关机构签章?

律师观点:曾实操过仅提供市委会议纪要作为引导基金批文的项目,后续建议按清单要求。

(三)或有材料清单

1、材料名称:投资者资金来源承诺及出资能力证明(投资者资金来源存疑或投资者对基金出资金额与其出资能力匹配存疑时提供)

内容要求:1.出资能力证明应为投资者的金融资产证明或未来收入证明等文件,且满足金融资产的预计变现价值与预计未来收入的总和可覆盖投资者对基金的累计实缴出资。2.自然人投资者的出资能力证明文件包括但不限于银行存款、股票、债券、基金份额、资产管理计划、银行理财产品、信托计划、保险产品、期货权益等金融资产、投资类不动产/特殊动产、公司股权等非金融资产和一定时期内的薪资收入流水、分红流水、投资收益流水及其完税证明等文件。3.机构投资者的出资能力证明文件包括但不限于验资报告、最近年度审计报告等文件。

实操问题:何种情形下可能会反馈提供投资者出资能力证明?

诸如情形:个人投资者刚满十八岁认购千万以上份额;有限合伙基金实缴与认缴差别巨大。

2、材料名称:P2P关联机构说明函(管理人为P2P关联机构)

内容要求:管理人为P2P关联机构的,需上传以下材料:1.管理人与P2P平台的关联关系和风险自查说明。2.P2P平台方自身业务合规及风险自查说明。3.管理人及其实际控制人制定所涉P2P业务对私募基金的潜在衍生风险的处置预案。4.风险揭示书应披露管理人为P2P关联机构以及P2P风险对产品的影响。5.其他相关说明文件。

3、材料名称:PPP项目入库证明(适用于非证券类,基金拟投资PPP项目)

内容要求:本基金拟投PPP项目应为政府和社会资本合作(PPP)综合信息平台项目库或发改委的PPP项目库的入库项目,并上传拟投PPP项目的入库截图。

4、材料名称:上市公司并购重组(含纾困)基金、抗疫基金、扶贫基金等符合特殊政策基金的业务支持文件(适用于非证券类)

内容要求:1.符合特殊政策基金的业务支持文件包括但不限于本基金的《政府决议文件》、《政府会议纪要》、《立项报告》、《投资框架协议》、《投资意向书》和《尽调报告》等相关文件。2.请打包上传符合特殊政策基金的业务支持文件,并统一命名为“上市公司并购重组类(或抗击疫情医药卫生类、扶贫类)私募基金相关情况说明”。

实操问题:是不是必须提供特殊政策业务支持文件?

律师观点:非必需,希望享受绿色备案通道时提供。

5、材料名称:类REITS基金证明(适用于非证券类,应提供交易所的无异议函)

律师观点:资产支持证券主要适用于基金子公司

6、材料名称:管理人在管基金展业情况说明(适用于非证券类,特殊核查需要)

内容要求:在管基金展业情况说明包括但不限于管理人在管基金的底层标的的主营业务、投资方式,投资金额,投后估值、工商确权情况、预计退出方式及涉及关联交易等信息的详细情况。

3私募基金重大变更和清算申请材料清单解读

私募基金重大事项变更申请材料清单列举了十二项适用情形的具体的内容要求及签章要求,清算申请材料清单列举了三种适用情形的内容要求及签章要求。由于第二部分已经对每一项材料清单做了一一详述,因此下文仅对新的文件做重点说明。

(一)清单列举的十二项产品重大事项变更类型

管理人变更、合伙型基金非管理人GP变更、合伙型及公司型基金投资者变更、基金产品名称变更、合伙型及公司型基金注册地址变更、基金展期、托管人变更、基金投资顾问变更、募集监督机构变更、投资经理变更、基金合同发生投资范围、费用计提及申购赎回等条款变更。

签章要求:1.变更决议文件应有全体投资者签字或盖章。2.基金合同、投资者明细、实缴出资证明等相关文件的签章要求请参照产品备案各附件的签章要求。3.管理人出具的说明函应加盖管理人公章。4.涉及产品重大变更的相关上传附件应按”基金全称附件名称变更日期”格式命名。5.管理人应根据变更决议文件内容修改Ambers系统产品重大变更模块中相关字段,且应在变更页面下方的“变更内容描述”处逐条描述产品变更内容。

实操问题1:除了列举的情形外,还有需要进行产品重大事项变更的情形吗?

律师观点:凡是涉及基金合同内容的变更,一般均需要进行产品重大事项变更。

实操问题2:十二项变更情形中都要求必须提供变更决议文件,不同基金变更决议有何不同?

律师观点:契约基金可以是补充协议的形式;除合伙协议或公司章程另有约定,有限合伙与公司型一般需合伙人决议或公司股东会决议。

实操问题3:清单要求变更决议文件应有全体投资者签章,是否所有变更事项都需要投资者同意?

律师观点:谨慎起见,建议都有投资者签章确认,但其实实操中比如投资经理变更通知投资者即可。

(二)清单列举的三项清算适用情形

1、清算开始:提供清算承诺函与基金清算公告

2、清算完成:提供基金清算报告

3、投顾关系解除:提供解除文件

实操问题1:超过清算期未完成清算如何处理?

律师观点:建议基金合同约定较长的清算期及超过清算期未完成清算的机制。

实操问题2:有限合伙或公司型基金资管平台清算程序与工商清算注销程序如何衔接?

律师观点:建议资管平台清算完毕再启动工商清算注销程序。

4私募基金备案、重大变更及清算的实操建议

如上所述,管理人4月1日起新的基金合同需增加关于管理人丧失管理能力时基金的维持运作机制,托管协议需增加关于托管对管理人的监督义务及管理人失联时托管人对投资者的职责。另外以下四点实操建议供参考。

(一)如私募基金管理人提交管理人重大事项变更后超过五次或超过六个月未通过,或未按规定时限完成相关月报、季报、半年报、年报、管理人年度财务报告披露,协会将暂停新产品备案。

(二)清单仅是指引,不能替代过往实操经验,经验欠缺的管理人进行产品备案、重大事项变更或清算前,仍需多咨询备案实操经验丰富的同行、托管及律师的专业意见。

(三)如果产品信息填报错误,可进行填报错误修正;由于提交之后不可以取消,提交产品重大事项变更及清算申请需谨慎。

(四)协会对投资者利益保护放在首位,产品备案文件务必按要求要投资者签章;即使基金合同约定某一重大事项变更或清算情形通知投资者即可,根据清单要求投资者应签章的,也建议投资者签章为妥。

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